Q&A

退職者の人事書類はいつまで保管?

  • :退職となった社員の履歴書や人事評価表などの資料について、 いつまで保管するのが妥当なのでしょうか?
  •   まず労働基準法の規定を見てみると、第109条において、 「使用者は、労働者の名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、 災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を 3年間保存しなければならない」と定められています。 そのため、退職者の個人情報についても、法令上3 年間保存しておくことが必要になっています。 このように最低限の保管期間はあくまで3年間ですが、 3年間で破棄しても問題ないのか不安に感じるところです。 これに関しては、厚生労働省「雇用管理に関する個人情報 の適正な取扱いを確保するために事業者が講ずべき措置 に関する指針(解説)」を見てみると、参考4に「退職」時点 における個人情報の適正な取扱いを確保するための 留意点が紹介されています。これによると、 「①退職者の個人情報については、賃金台帳等の一定 期間の保存を定めた労働基準法第109条等他の法令 との関係に留意しつつも、利用目的を達成した部分に ついてはその時点で、写しも含め、返却、破棄又は 削除を適切かつ確実に行うことが求められる。 仮に利用目的達成後も保管する状態が続く場合には、 目的外利用は許されておらず、また、その後も継続 して安全管理措置を講じなければならない」、 「②退職者の転職先又は転職予定先に対し当該 退職者の個人情報を提供する事は、第三者提供 に該当するため、予め本人の同意を得なければ ならない」とされています。 つまり、個人情報管理という視点においては、 退職者の個人情報の利用目的が達成されたので あれば、その時点で、コピーしたものやデータも 含めて返却、破棄または削除を行うことが求め られています。このような対応が求められている為、 いつまでも保管しておくことは適切ではなく、3年 経過した時点で書類やデータのチェックを行う 必要があるでしょう。 しかし、特定の事情によって、必要な情報を長らく 保管しておかなければならないときがあります。 この場合には利用目的の範囲内で保管しておく ことは問題ないと考えますが、やはり利用目的や 保管期間等を明確にした上で保管しておくことが 求められます。 保管期間については、労働基準法第109条により 3年間の保存義務がありますが、それ以上の期間 としては、債務不履行による損害賠償債務の時効 期間である10年を目安にするという考え方が あります。その為、長くとも10年を目安として、 10年を過ぎる時点で、10年を超えてもなお保 管しておく必要があるか否かを検討することが 必要になってくるでしょう。

    (2017年1月27日)